Logo systemu   Zmień kontrast
Zmień wersję kolorystyczną na normalnąZmień wersję kolorystyczną na kontrastową czarno-białąZmień wersję kolorystyczną na kontrastową  biało-czarną  
       


image001.jpg

Instrukcja dla użytkownika

Lublin, 2013 rok

SPIS TREŚCI

1 Wstęp

2 Skrzynka podawcza

2.1 Rejestracja skrzynki

2.1.1 Wypełnianie formularza rejestracyjnego

2.1.2 Aktywacja skrzynki

2.1.3 Obsługa skrzynki

2.2 Logowanie

2.3 Odzyskanie / zmiana hasła

2.4 Wylogowanie

3 Wyszukiwanie danych w systemie

4 Składanie wniosku w systemie e-Urząd

1      Wstęp

Niniejszy dokument stanowi instrukcję użytkownika do systemu E-Portal.

2      Skrzynka podawcza

2.1    Rejestracja skrzynki

Zanim po raz pierwszy zalogujemy się do portalu należy utworzyć swoje konto w serwisie, czyli zarejestrować się. Aby to zrobić należy kliknąć na napis „Zarejestruj się” znajdujący się poniżej panelu logowania w prawy górnym rogu ekranu.

image007.gif

Jeśli posiadasz już swoje konto w serwisie, możesz pominąć opis rejestracji i przejść do etapu logowania.

      Użytkownicy posiadający konto w serwisie Google mogą dokonać skróconej rejestracji. Po kliknięciu w link Sprawdź inne metody logowania pojawi się okno logowania z ikoną Google. Użytkownik zostanie przeniesiony do strony logowania usług Google. Po wpisaniu loginu i hasła serwis poprosi o potwierdzenie udostępnienia danych (na potrzeby serwisu e-Urząd).

Pole tekstowe:  Rysunek 1: Google udostępnianie informacji

Klikniecie akceptuj dokończy procesu rejestracji konta. Użytkownik zostanie automatycznie przeniesiony na stronę e-Urzędu.

Zalecane jest wejście w ustawienia konta i uzupełnienie pozostałych informacji osobowych.

2.1.1        Wypełnianie formularza rejestracyjnego

Procedura rejestracji nowego użytkownika sprowadza się do wypełnienia prawidłowo wymaganych pól formularza rejestracyjnego i akceptacji regulaminu serwisu. Poniżej zostaną opisane ważniejsze sekcje na formularzu.

1.      Informacje dotyczące konta – w bloku poniżej należy wpisać login oraz określić hasło do systemu (pola oznaczone symbolem * są polami wymaganymi):

- nazwa użytkownika – do pola należy wprowadzić nazwę użytkownika pod jaką chcielibyśmy figurować w systemie, nazwa ta będzie wprowadzana podczas logowania do systemu

- hasło – do pola wprowadzamy hasło konieczne, aby zalogować się w systemie, hasło powinno zawierać przynajmniej 6 znaków, wraz z wprowadzaniem kolejnych znaków wskaźnik poniżej będzie nas informował o sile hasła (im większa różnorodność użytych znaków tym hasło cięższe do złamania)

-powtórzenie hasła – potwierdzenie wcześniej wprowadzonego hasła, wprowadzone potwierdzenie musi być zgodne z hasłem

image009.jpg

Rysunek 2: fragment formularza rejestracyjnego z danymi użytkownika

2.    

image010.jpg

Informacje dotyczące osoby – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o użytkowniku (pola oznaczone symbolem * są polami wymaganymi)

Rysunek 3: Fragment formularza z danymi osoby

3.      Informacje o adresie zamieszkania – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o adresie zamieszkania użytkownika

image011.jpg

4.      Informacje o adresie do korespondencji – w bloku poniżej należy wypełnić pola dostarczające informacji o adresie zameldowania użytkownika ( w przypadku kiedy adres zameldowania nie różni się od adresu zamieszkania można skorzystać z funkcji kopiowania klikając na odnośnik [skopiuj] w nagłówku)

image012.jpg

5.      Kod zabezpieczający – w systemie zostało zaimplementowane zabezpieczenie typu CAPTCHA, czyli test, pozwalający systemowi na odróżnienie człowieka od automatu. Polega on na wyświetleniu użytkownikowi grafiki, zawierającej celowo zniekształconą (po to, by niemożliwe było jej automatyczne odczytanie - np. przez oprogramowanie OCR) frazę, którą należy przepisać podczas rejestrowania konta

image013.jpg

6.      Regulamin – ostatnim krokiem do założenia konta w systemie jest akceptacja regulaminu. Regulamin wyświetli się po kliknięciu na odnośnik „Regulamin korzystania z serwisu”. Zaznaczenie pola typu checkbox jest równoznaczne z jego akceptacją.

Proces rejestracji konta w systemie kończy się po kliknięciu na przycisku „Wyślij” znajdującym się pod formularzem.

Porada:

Prostokąt zaokrąglony: Uzupełnienie innych danych w profilu poza polami wymagalnymi może okazać się korzystne, ponieważ są w  systemie formularze, w których trzeba wprowadzić dane osobowe /adresowe. Istnieje możliwość podłączenia do tych formularzy funkcji, które w sposób automatyczny potrafią uzupełnić pewne informacje na podstawie wartości zawartych w profilu.

2.1.2        Aktywacja skrzynki

Na adres e-mail podany podczas rejestracji zostanie wysłany link aktywujący konto użytkownika, o czym użytkownik zostanie poinformowany stosownym komunikatem, który pojawi się na ekranie. Użytkownik musi zalogować się do swojej skrzynki pocztowej i kliknąć na nim w ciągu 24 godzin aby aktywować konto, w przeciwnym wypadku link wygaśnie.

Jeżeli polityka bezpieczeństwa urzędu jest bardziej restrykcyjna to do pełnej aktywacji konta w systemie konieczne będzie ręczne odblokowanie konta po weryfikacji osoby przed administratora (niewykluczone, że w takim przypadku przyszły użytkownik będzie musiał stawić się osobiście, aby potwierdzić swoją tożsamość).

2.1.3        Obsługa skrzynki

Elektroniczna Skrzynka Podawcza jest systemem służącym do przesyłania dokumentów i formularzy elektronicznych do urzędu. Aby w pełni korzystać z systemu konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tylko poprawnie podpisane dokument będą rozpatrywane przez urząd.

Skrzynka podzielona jest na kilka sekcji tematycznych:

·        Robocze – do tej sekcji trafiają wszystkie wypełnione formularze oraz załączniki do formularzy oczekujące na wysłanie, po wejściu w szczegóły formularza możliwa jest jego edycja oraz podgląd, dla petentów chcących złożyć dokument osobiście stworzono funkcję tworzącą z formularza plik PDF gotowy do wydruku (Generuj PDF). Wysłanie formularza do urzędu następuje po kliknięciu przycisku Wyślij zaznaczone, Wyślij bez podpisu elektronicznego, Wyślij profilem zaufanym ePUAP na wybranym formularzu. W przypadku kiedy usługa wymaga złożenia więcej niż jednego dokumentu elektronicznego należy zaznaczyć je i skorzystać z funkcji Wyślij zaznaczone .

·        Odebrane – do tej sekcji trafiać będą wszystkie dokumenty stanowiące odpowiedzi elektroniczne w sprawach, które zostały wszczęte na podstawie formularzy nadesłanych do urzędu.

·        Wysłane – do sekcji wysłanych trafiają formularze ostatecznie wysłane do urzędu, dzięki tej liście petent ma wgląd na historię wysyłanych pism.

·        Kosz – tutaj trafiają elementy usunięte z pozostałych sekcji. Z poziomu kartoteki kosza można dokonać trwałej kasacji pism wchodzących / wychodzących.

·        Płatności – kartoteka zapisuje informacje o płatnościach wykonywanych w ramach usług. Jeżeli dla usługi świadczonej przez urząd jest zdefiniowana opłata to petent z tego poziomu może sprawdzić status transakcji wykonanej elektronicznie lub w przelewem tradycyjnym.

·        Powiadomienia – w przypadku braku pewnych informacji lub niezgodności danych na formularzach urzędnik ma możliwość powiadomić o tym fakcie petenta z pomocą specjalnej wiadomości. Wszystkie nadesłane wiadomości tego typu znajdą się właśnie w tym miejscu.

image015.jpg

2.2    Logowanie

Po uruchomieniu systemu użytkownik ma dwie możliwości zalogowania się do systemu. Jedną z nich jest szybkie logowanie. Aby skorzystać z szybkiego logowania należy skorzystać z panelu logowania, który umieszczony został w prawym górnym rogu ekranu. Po wprowadzeniu swojej nazwy użytkownika oraz prawidłowego hasła kliknięcie na przycisku „Zaloguj” spowoduje zalogowanie użytkownika do systemu. Po tej czynności zostanie wyświetlony komunikat powitalny, a panel szybkiego logowania zostanie zastąpiony innym panelem, z którego szybko można przejść do danych profilu lub skrzynki kontaktowej.

image016.jpg

image017.jpg

Rysunek 4: panel szybkiego logowania przed i po zalogowaniu

W przypadku, kiedy użytkownik nie korzysta z szybkiego logowania to przy pierwszej próbie wejścia do podstrony o większych restrykcjach system wymusi na użytkowniku, aby potwierdził swoją tożsamość wykonując procedurę logowania. Rysunek poniżej pokazuje wygląd strony logowania do systemu.

image018.jpg

Rysunek 5: Na rysunku przedstawiono ekran logowania do skrzynki

Porada:

Prostokąt zaokrąglony: Jeżeli często logujesz się do systemu, a każdorazowe wpisywanie loginu i hasła jest dla Ciebie zbyt uciążliwe możesz skorzystać z funkcji zapamiętywania haseł, która jest dostępna w większości przeglądarek internetowych.

2.3    Odzyskanie / zmiana hasła

Hasło systemu to hasło używane podczas logowania się do portalu. Można zwiększyć bezpieczeństwo, zmieniając regularnie hasło oraz używając silnego hasła. Po zalogowaniu się należy wybrać z panelu szybkiego logowania opcję „Profil”, gdzie możemy zmienić swoje informacje osobiste, w tym hasło. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem „Wyślij”.

W przypadku kiedy zapomnimy swojego hasła jedyną możliwością jego odzyskania jest skontaktowanie się z administratorem systemu. Administratorzy systemu mają możliwość zresetowania lub zmiany hasła użytkownika.

2.4    Wylogowanie

Hasło wprowadzane podczas logowania pozwala na uwierzytelnienie i uzyskanie autoryzacji na czas trwania pracy w systemie. System nie wymaga w tym czasie aby wprowadzać ponownie login i hasło użytkownika (wyjątkiem jest przekroczenie limitu czasu bezczynności). Z uwagi na wygodę użytkowników czas bezczynności jest dosyć spory ale może to stanowić niebezpieczeństwo jeżeli użytkownika nie będzie przed komputerem. Dlatego zaleca się aby po skończonej pracy lub w przypadku kiedy na dłużej oddalamy się od komputera wylogować się z systemu, co skutecznie uniemożliwia dostęp osobom postronnym.

Wylogowanie następuje po kliknięciu na przycisku „Wyloguj” na panelu szybkiego logowania w prawym górnym rogu ekranu.

3      Wyszukiwanie danych w systemie

Przy pomocy zapytań wybieramy z bazy danych dane spełniające warunki zawarte w pytaniu. W ten sposób ograniczamy ilość dostępnych informacji do interesującego nas zakresu. Szybciej i łatwiej docieramy do potrzebnych informacji. Praktycznie w każdym oknie podsystemu znaczna część pracy rozpoczyna się od wyszukiwania danych z kartoteki. Z tego powodu umiejętność wydawania zapytań jest istotna dla późniejszej pracy. W systemie ePortal / eUrząd do wyszukiwania służą specjalnie zaprojektowane listy wartości.

Listy wartości występują w wielu miejscach systemu zarówno w części administracyjnej jak i w części dla zwykłych użytkowników. Mogą one być wywoływane specjalnym przyciskiem lub wyświetlane bezpośrednio na stronie. Poniżej zostaną opisane najważniejsze właściwości list.

image020.jpg

Rysunek 6: Przykładowa lista wartości zawierająca dane

1.      Kryteria wyszukiwania - poniżej nazwy każdej z kolumn dostępne są pola, które umożliwiają wydawanie zapytań. Wydawanie zapytania polega na wpisaniu do jednego lub więcej pól szukanej wartości a następnie naciśnięciu klawisza „Enter” z klawiatury.

Uwaga:

– Niewypełnienie żadnego pola i naciśnięcie klawisza „Enter” spowoduje wyszukanie wszystkich zarejestrowanych danych w bazie.

– Pole wypełnione oznacza, że w bazie wyszukane zostaną tylko te rekordy, które spełniają kryteria zapytania.

– System domyślnie dodaje znak ’%’ na końcu pola nawet jeśli użytkownik go nie wprowadzi.

Przykład:

Prostokąt zaokrąglony: Pole w którym tekst zakończono znakiem ’%’ oznacza, że kryteria zapytania spełniają te rekordy danych, w których wartości (teksty) są równe do znaku '%'. Znak ’%’ oznacza dosłownie każdy dowolnie długi ciąg znaków (liter lub cyfr) np. wpisanie do pola wartości „NOWAK%” i wykonanie zapytania spowoduje wyszukanie zarówno osób o nazwisku NOWAK jak i NOWAKOWSKI. Znak ’%’ może także poprzedzać pewien ciąg znaków. Oznacza to, że interesują nas wartości w danym polu, które kończą się podanym ciągiem (o dowolnym początku) np. %SKI spowoduje wyszukanie osób o nazwisku kończących się na SKI - NOWAKOWSKI, KOWALSKI itp. Gdybyśmy chcieli ograniczyć wybór osób, których nazwisko rozpoczyna się na NO a kończy na KI np. NOWAKOWKI, NOWACKI, NOSOWSKI w pole wpiszemy treść NO%KI.

2.      Aktualnie wybrany rekord – jest to rekord zaznaczony spośród innych rekordów spełniających kryterium wyszukiwania. Wybór następuje po kliknięciu lewym przyciskiem myszy na wiersz rekordu. Po tej czynności rekord zostanie podświetlony kolorem żółtym. Kliknięcie na przycisk „OK” spowoduje wyjście z przeniesieniem wartości zaznaczonego rekordu.

3.      Wyszukiwanie zaawansowane -  po kliknięciu przycisku z ikoną lupki zostanie uruchomione okienko gdzie użytkownik ma możliwość zdefiniowania bardzo szczegółowych filtrów wyszukiwania w oparciu o operatory logiczne dostarczone przez bazę danych.

image022.jpg

Rysunek 7: przykład rozszerzenia kryterium zapytania

Po włączeniu zaawansowanego wydawania zapytań przy każdym podstawowym polu pojawia się rozwijana lista, z której można wybrać szczegółowy operator dla każdego z pól w zależności od typu pola. Poniżej lista przykładowych operatorów dostępnych w systemie:

- dokładnie

- różne od

            - mniejsze od

            - mniejsze lub równe

            - większe od

            - większe lub równe

            - zaczyna się na

            - kończy się na

            - nie kończy się na

            - nie zawiera

            Przyciski:

            + / -  - służą do dodawania / usuwania kolejnych reguł

            „Czyść” – usuwa wprowadzone kryteria i pozwala zacząć od nowa

            „Szukaj” – uruchamia wyszukiwania w oparciu o wprowadzone reguły

„Reguła” – wszystkie / którekolwiek, wybór odpowiedniej wartości z listy decyduje o tym czy pomiędzy kolejnymi kryteriami będzie stał operator logiczny ‘LUB’ czy ‘I’ podczas wykonywania zapytania

4.      Mechanizm stronicowania – do każdej listy jest dołączony automatycznie mechanizm stronicowania wyników zapytania. Za jego pomocą można kontrolować ilość rekordów wyświetlanych jednocześnie na ekranie poprzez wybór liczby stron z rozwijanej listy.

Za nawigację pomiędzy stronami odpowiadają przyciski:

- poprzednia

- następna

- skocz do ostatniej

- skocz do pierwszej

Aby przeskoczyć do wybranej strony należy wpisać odpowiednią wartość w pole tekstowe po napisie „Strona”.

5.      Odświeżanie listy - w niektórych przypadkach może zdarzyć się tak, że system nie odświeży nam listy wartości. Aby uczynić to samodzielnie należy skorzystać z przycisku odśwież w lewym dolnym rogu listy.

Dodatkową funkcjonalnością list wartości są:

1. Sortowanie - odnalezienie szukanego dokumentu z kartotek usprawnia opcja sortowania listy wg wybranych kryteriów. Wyboru kryteriów sortowania dokonuje się poprzez wybranie nagłówka z opisem kolumny, do której się odnosi. Pojedyncze kliknięcie na strzałkę skierowaną do góry to sortowanie od wartości mniejszej do większej (sortowanie rosnąca - sygnalizowane prześwietlenie strzałki), natomiast kliknięcie na strzałkę skierowaną w dół powoduje odwrócenie kolejności (sortowanie malejące - sygnalizowane prześwietlenie strzałki). Po dokonaniu wyboru sposobu sortowania rekordy automatycznie zostaną odświeżone i wyświetlone w zadanej kolejności.

2. Przestawność kolumn – system nie narzuca z góry kolejności wyświetlanych kolumn. Użytkownik ma wpływ na to jak chce oglądać wyświetlane dane. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na nagłówku kolumny i przeciągnięcie go w inne miejsce spowoduje przestawienie kolumny do miejsca gdzie została upuszczona.

3. Zmiana szerokości kolumn – jeżeli wszystkie informacja nie mieszczą się na ekranie można zwężać / rozciągać wybrane kolumny chwytając za ich krawędź lewym przyciskiem myszy.

4      Składanie wniosku w systemie e-Urząd

Załóżmy, że petent utworzył już skrzynkę i zalogował się do systemu. Może teraz korzystać z usług oferowanych przez eUrząd. Poniżej zostaną wymienione i opisane czynności niezbędne do prawidłowego złożenia wniosku.

W celu złożenia wniosku drogą elektroniczną należy rozpocząć od wybrania z menu głównego opcji zatytułowanej USŁUGI. Po nakierowaniu kursorem myszy na ten element zostaną wyświetlone dwie dodatkowe pozycje, a mianowicie:

·        JEDNOSTKI – kliknięcie na opcję spowoduje przejście do panelu wyboru jednostki w ramach, której dostarczone są usługi będące w spektrum zainteresowania petenta.

image023.jpg

Rysunek 8: Przykładowa lista jednostek w systemie

·        USŁUGI – kliknięcie na opcję spowoduje przejście bezpośrednio do katalogu usług ostatnio używanej jednostki, jeżeli taka jednostka nie była wybrana system poprosi o jej wskazanie wyświetlając listę jednostek.

image024.jpg

Rysunek 9: Przykładowa lista kategorii oraz usłgi dla wybranej kategorii

Katalog usług składa się z kilku części:

·        Listwa zmiany jednostki – podłużny przycisk koloru pomarańczowego znajdujący się powyżej pola wyszukiwania. Wyświetlana jest na nim nazwa aktualnie wybranej jednostki. Kliknięcie na przycisk spowoduje przeniesienie do listy wyboru jednostek dzięki czemu można w szybki sposób przełączać się pomiędzy jednostkami lub zmienić jednostkę w przypadku błędnego wyboru.

·        Lista kategorii – wykaz kategorii skupiających usługi o podobnej tematyce świadczone przez urząd. Obok nazwy kategorii w nawiasie wyświetlana jest liczba mówiąca o tym ile usług jest dostępnych w ramach danej kategorii. Po wskazaniu kategorii po prawej stronie ekranu wyświetlone zostaną usługi z nią związane.

·        Lista usług – wyświetlana w kontekście wybranej kategorii lub wprowadzonego wyszukiwania. W nagłówku listy zamieszczona jest nazwa kategorii, opis kategorii dostępny po kliknięciu na ikonę z literą „i” oraz lista wyboru, z której petent może skorzystać w przypadku kiedy do kategorii dopisanych jest wiele usług. Można za jej pomocą określić ile rekordów usług ma być wyświetlanych na raz.

·        Pole wyszukiwania – pozwala na wyszukiwanie usług o zadanej tematyce. Po wpisaniu szukanego kryterium, którym mogą być dowolne wyrazy lub ich części, system wyszukuje usługi posiadające w tytule lub treści opisu wyrazy pasujące do kryteriów. Kategorie usług wyszukanych zostaną wyróżnione dla petenta, a liczba w nawiasie będzie informowała o tym ile usług zostało znalezionych dla danej kategorii. Lista usług będąca wynikiem wyszukiwania zostanie wyświetlona po prawej stronie ekranu z nagłówkiem „Wszystkie”.

image025.jpg

Rysunek 10: zachowanie listy katergorii podczas wyszukiwania

Po wybraniu usługi z katalogu petent zostanie przeniesiony do strony zawierającej szczegóły usługi w postaci opisów sekcji: Ogólny opis | Wymagane dokumenty | Sposób dostarczania dokumentów | Podstawa prawna | Opłaty | Kontakt. Opisy w poszczególnych sekcjach są redagowane przez pracowników urzędu tak aby były adekwatne do usługi. Petent ma możliwość wydrukowania całkowitego opisu usługi w postaci raportu. Raport zostanie utworzony po kliknięciu na przycisk:

image026.jpg

W dolnej części usługi, poniżej opisów znajduje się lista formularzy udostępnionych w ramach wybranej usługi. Mogą się tam znaleźć zarówno formularze elektroniczne, jak i formularze binarne. Pierwsze z nich po wypełnieniu zostaną wysłane do urzędu, drugie pełnią rolę plików informacyjnych, załączników, instrukcji, które petent może pobrać i wydrukować lub ewentualnie załączyć później w procesie tworzenia e-paczki.

image027.jpg

Rysunek 11: Przykład formularzy różnego typu udostępnionych dla usługi

Kolejną czynnością po wybraniu jednego spośród dostępnych formularzy elektronicznych jest uzupełnienie pól formularza informacjami niezbędnymi do realizacji usługi. Po tej czynności kliknięcie na przycisk  Wyślij  spowoduje zapisanie  formularza w skrzynce petenta. Formularz trafi do zakładki „Robocze” i  będzie  tam oczekiwał na wysłanie do urzędu.

Zaraz po zapisaniu formularza pojawi się komunikat z odnośnikami widoczny poniżej:

Prostokąt zaokrąglony: Formularz został zapisany w skrzynce roboczej. Wróć do usługi Przejdź do skrzynki

Korzystając z odnośników petent może zadecydować o tym czy od razu wysłać formularz przechodząc do skrzynki podawczej, czy powrócić do usługi i zacząć wypełniać kolejne formularze. W e-paczce wysyłanej do urzędu może znajdować się więcej niż jeden formularz dlatego można najpierw zgromadzić ich klika, a dopiero później wykonać procedurę wysyłania.

Ostatnim etapem składania wniosku jest wysłanie do urzędu e-paczki zawierającej formularze petenta oraz ewentualne pliki załączników. Kliknięcie na przycisk Wyślij w przypadku jednego formularza lub Wyślij zaznaczone w przypadku większej liczby rekordów spowoduje uruchomienie procedury wysyłania e-paczki, efektem czego będzie załadowanie do okna przeglądarki apletu służącego do cyfrowego podpisania dokumentów.

image029.jpg

Rysunek 12: Aplet do podpisywania cyfrowego

Na aplecie konieczne jest wybranie odpowiedniego typu podpisu kwalifikowanego zgodnego z tym, który posiada petent. Aplet w systemie e-Urząd obsługuje podpisy wydane przez wszystkie centra certyfikacji w Polsce. Wybór typu certyfikatu odbywa się poprzez wskazanie nazwy podpisu na liście wartości.  Przycisk Podpisz podpisem kwalifikowanym    doda plik podpisu do e-paczki petenta. Tak przygotowaną e-paczkę można już wysłać do urzędu korzystając z przycisku  Wyślij .

Po tym jak e-paczka trafi do urzędu jej doręczenie zostanie potwierdzone przez urządzenie działające jak elektroniczny stempel. Informacja o doręczeniu wniosku zostanie przesłana do petenta jako powiadomienie. W szczegółach powiadomienia możliwe będzie pobranie pliku tzw. UPO, czyli Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

Witryna używa plików ciasteczek (cookies) wyłącznie do przechowywania identyfikatora sesji. Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na wykorzystanie ciasteczek prosimy wyłączyć ich obsługę w przeglądarce internetowej.